İş analizi, bir işletme içinde yer alan pozisyonlara ait görevleri ve bu görevlere uygun olarak işe alınacak kişilerin yetkinliklerinin belirlenmesi sürecidir. Kısaca iş analizi belli bir iş için gerekli olan kriterlerin ve performans boyutlarının belirlenmesi sürecidir.
McCormick 1979 yılında iş analizi ile ilgili genel olarak kabul gören bir terminoloji geliştirmiştir. Bu terminolojiye göre; görev, belli bir amaç doğrultusunda yürütülen iş faaliyetleridir. Pozisyon ise bir işletme tarafından bir kişiye verilen sorumlulukları ve görevleri kapsar. İş bir işletme içindeki benzer sayıdaki pozisyonlarından oluşur. Meslek, farklı zamanlardaki farklı işlerin bütünüdür.
İş analiz sürecinde bir işin gereklilikleri hakkında genel bilgi toplanır. Ve toplanan bilgi iş tanımlaması ve iş özelleştirmesi aşamalarında kullanılır. İş tanımlaması bir işin içeriğinin belirlenmesi ile ilgili iken iş özelleştirmesi mevcut iş için ne tarzda bir kişinin işe alınacağının belirlenmesi işlemidir. Daha genel anlamda iş tanımlaması bir işe ait olan görevleri, sorumlulukları, raporlama ilişkilerini, çalışma koşullarını kapsar. İş tanımlamaları oluşturulurken 5 tane kriter göz önünde bulundurulmalıdır: İşin ünvanı, aktiviteler ve prosedürler, fiziksel çevre, sosyal çevre ve çalışma koşulları. İş özelleştirmesi ise, işin insani boyutu ile ilgilidir, örneğin işe alınacak kişinin eğitim durumu, yetenekleri, kişiliğini kapsar. Taylor'un "Bilimsel Yönetim" kuramı iş özelleştirmesine olan ilginin artmasını sağlamıştır. Bir firma iş analizi, iş tanımlaması ve iş özelleştirmesi süreçlerini tamamladıktan sonra elde ettiği bilgileri mevcut işlerin tasarımı ya da yeniden tasarımı için kullanabilir. İş tasarımı, bir işin tamamlanması için hangi görevlerin yerine getirilmesi gerektiğini kapsar. Bir iş tasarımı çalışanın performansını ve iş tatminini yükseltmek için mevcut bir işin görevlerini yapılandıracak şekilde geliştirilmelidir. İş değerlendirmesi iş analizi verilerinin en yaygın kullanım şeklidir. Bu doğrultuda iş tanımlamaları bir işin işletme için değerinin belirlenmesinde kullanılır. Çoğu zaman iş analizi, iş değerlendirmesi ve hatta bireysel değerlendirmeler birbirlerine karışmaktadır. İlki bir iş için gerekli olan görevlerin belirlenmesinde, ikincisi işlerin ücretlendirme amaçları için sıralandırılmasında ve sonuncusu ise belirlenmiş iş görevlerine en uygun olan kişinin belirlenmesi sürecinde kullanılır.
Bir iş analizinde izlenmesi gereken basamaklar şu şekildedir;
1. İşletmenin genelini kapsayan bir araştırma uygulayın
2. Analiz edilmesi gereken işleri belirleyin
3. İşlerle ilgili bilgi toplayın
4. İş tanımlamalarını hazırlayın
5. İş özelleştirmelerini hazırlayın
İş analizi bilgileri işletmelerde dört farklı alanda kullanılabilir; eleman seçme ve değerlendirme, performans değerlendirme, iş değerlemesi ve ücretlendirme ve son olarak eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi.
Farklı bir kaynak, iş analizi - iş tanımlaması - iş özelleştirmesi sonuçlarının bir işletme ortamında çok daha farklı alanlarda kullanılabileceğini yazmaktadır. Bu alanlar yukarıda belirtilenlerin yanısıra, yasal ilişkiler, stratejik insan kaynakları planlaması, kariyer gelişimi ile güvenlik ve sağlık konularını da içermektedir.
İş analizi yaparken izlenecek 6 yol mevcuttur. İlk yol, görüşme teknikleri kullanarak çalışanlara işlerin içeriği hakkında sorular sorulur. Bir çok işe uygunluğu açısından görüşme tekniği en fazla tercih edilen iş analizi metodudur. İkinci yol, yapılandırılmış ölçekler ve envanterler kullanmaktır. Tipik bir iş analizi ölçeği o işin içerdiği aktiviteleri içerir. Yanıtlayan kişi ise bu aktivitelerin ne kadar sıklıkla uyguladığı, işi için ne kadar önem taşıdığı hakkında değerlendirmelerde bulunur. Bu yanıtlar doğrultusunda işin içeriği hakkında bilgi sahibi olunur. Bu yüzden bu yol farklı işlerin karşılaştırılması anlamında en kullanışlı metodtur. Üçüncü yol ise doğrudan gözlem metodudur ve çalışanlar işlerinin başındayken müdahale edilmeden gözlemlenirler. Doğrudan gözlem metodu çalışanların hangi koşullar (gürültü, sıcak) altında iş aktivitelerini gerçekleştirdiklerini anlama açısından mükemmel bir teknik olmasına rağmen neden bu davranışların oluştuğu konusunda fazla bilgi sağlamaz. Bir başka yol, grup görüşme tekniğidir. Bireysel görüşme tekniği ile benzerlikler taşır ancak burada çalışanlarla küçük gruplar ya da panel tartışması halinde görüşmeler yapılır. İş analizi yaparken uygulanacak bir başka yol, teknik konferans metodudur. Bu süreçte konunun uzmanlarından işin özellikleri hakkında bilgi edinilmeye çalışılır. İzlenecek en son yol ise çalışanlardan günlük iş aktivitelerini bir iş günlüğüne yazmaları metodudur. Bu yol en az tercih edilen iş analizi yoludur çünkü herkesin farklı günlük tutma ve yaptıkları işleri anlatma tarzı olduğundan standardizasyonunu sağlamakta güçlükler doğmaktadır.
İş analizi uygulanırken tek bir yol seçileceği gibi farklı yollar da aynı zamanda kullanılabilir.
Ayrıca iş analizi envanterlerini iş odaklı ve çalışan odaklı prosedürler olmak üzere ikiye ayırmak mümkündür. İş odaklı prosedürlerde bir işin gerektirdiği aktiviteleri 400-500 göreve bölebilecek şekilde listeler oluşturulur ve görev analizi olarak adlandırılır. Çalışan odaklı prosedürler ise çalışanın o işi yapması için gerekli olan kişisel özellikleri ve yeteneklerinin listesidir.
Çalışan odaklı iş analizine örnek olarak McCormick, Jeanneret ve Mecham tarafından 1972 yılında geliştirilen "Position Analysis Questionnaire" (PAQ)'dir. Bir başka örnek de 1977 yılında geliştirilen "Dictionary of Occupational Titles" (DOT)' dur. Hem iş odaklı hem de çalışan odaklı prosedürler iş analizinin kriterlerini oluşturmak için aynı anda kullanılabilir.
Tipik bir iş analizi envanterindeki sorular aşağıdaki gibidir;
1. Yaptığınız iş nedir?
2. Pozisyonunuz gerektirdiği temel görevler nelerdir?
3. Fiziksel çalışma koşullarınız nelerdir?
4. İşinizi yapmak için gereken eğitim, deneyim ve yetenek seviyesi nedir?
5. Hangi faaliyetlere katılımda bulunuyorsunuz?
6. İşinizin sorumlulukları nelerdir?
7. İşinizi tamamlamanız için sizden beklenen performans standartları nelerdir?
8. Sağlık ve güvenlik koşulları nelerdir?
İşletmelerde iş analizi, iş tanımlaması, iş özelleştirmesi, iş tasarımı ve iş değerlemesi kavramlarının dışında iş rotasyonu, iş zenginleştirmesi ve iş genişletilmesi gibi kavramlar da kullanılmaktadır.
İş rotasyonu çalışanların sistematik bir biçimde bir işten başka bir işe aktarılması sürecidir. Amaç iş özelleştirilmesi sonucunda gelişebilecek olan çalışanın iş tatminsizliğini en düşük seviyeye getirmektir. İş zenginleştirmesi, Herzberg'in motivasyon kuramına dayanılarak geliştirilmiştir ve burada temel amaç çalışanların sorumlulukları ve öz-güvenleri yükseldikçe işlerinde motivasyonlarının da artacağı yönündedir. İş zenginleştirmesi çalışanlara yaptıkları iş üzerinde daha fazla kontrol, sorumluluk, gelişim ve tanınma sahibi olmayı sağlar. En bilinen iş zenginleştirmesi yolu, yapılan işe işletmenin değil çalışanın gözünden bakılan iş özellikleri yaklaşımıdır. İş özellikleri yaklaşımına göre, bir iş çalışanın motivasyonu, performansı, iş tatminini artıracak ve buna karşın işe devamsızlığını ve işi bırakma isteğini düşürecek önemli temel boyutları kapsamalıdır. Bu temel boyutlar:
1. Yetenek çeşitliliği
2. Görevin belirlenmesi
3. Görevin önemi
4. Özerklik
5. Geri bildirim
Yetenek çeşitliliği bir işin yapılması için gerekli olan farklı aktivitelerin, çalışanların yeteneklerinin derecesidir. Görevin belirlenmesi, bir işin başından sonuna kadar tamamlanması için gereken süreçleri kapsar. Görevin önemi, bir işin başkalarının hayatı ve işleri üzerindeki temel önem derecesidir. Özerklik bir işin çalışana sağladığı özgürlük, bağımsızlık ve takdir yetkisinin derecesidir. Geribildirim ise bir işin, çalışanlara performansları ile ilgili doğrudan ve net bilgi sağlama derecesidir.
İş genişletilmesi, aslında bir işletmenin mevcut işleri yeniden tasarım etmesi anlamına da gelmektedir. İş genişletilmesi çalışanın bir işi tamamlaması için yapması gereken görev sayısındaki artıştır. İş rotasyonu gibi iş genişletilmesindeki temel amaç çalışanın iş tatminini yükseltmek amacı ile bir işin sıkıcı ve monoton yönlerini azaltmaktır
